Zoomでオンラインイベントを開催するときに抑えておくべき設定と運用

企業の採用活動の手法として広まったミートアップなどのイベント施策は、現在新型コロナウイルスの影響を大きく受けています。多くの企業が施策をストップする中で、一部の企業ではオンラインイベントへと移行しています。

一方でオンラインイベントの開催にあたっては、ツールの使い方を学ぶ必要があります。
特に、主催者側の発表者がそれぞれ在宅勤務をしている場合は、音声の切り替えや画面共有などをスムーズに行う必要があります。

そこで、今回の記事ではZoomを活用したオンラインイベントの開催ノウハウを紹介します。

この記事を読むことで「発表者が複数名のオンラインイベントをスムーズに開催できる」ようになります。

オンラインイベントのメリット

オフラインイベントに比べて、オンラインイベントは直接会場に足を運ばなくてよいため参加のハードルが低く、また会場のキャパシティを考慮しなくてよいため基本的に参加人数の上限設定が不要です。

「より多くの人に、よりカジュアルに接触できる」ということがオンラインイベントのメリットです。

採用施策としては、認知獲得や興味付けといった候補者との最初の接触を目的に行うことが有効だと考えられます。

Zoomの設定とイベント中の操作

本記事では下記の2点の設定、実施方法について紹介します。

・複数発表者への対応
・参加者のコントロール

なお、設定にはZoomの有料プラン契約が必要です。

設定

ブラウザもしくはアプリでZoomを開き、自身のアイコンをクリックするとアカウント情報が表示されます。
「設定」からオンラインイベントに適したカスタマイズを行います。

<ONにする項目>
・参加者をエントリー後にミュートする
・共同ホスト
・画面共有 → 共有できるのは「ホストのみ」 → 他の人が共有している場合に共有を開始できるのは誰ですか? → ホストのみ
・「ブラウザから参加する」リンクを表示します

<OFFにする項目>
・チャット
・プライベートチャット
・注釈
・ホワイトボード

また、デフォルトで設定されている場合もありますが、セキュリティの観点から下記についても確認しておきましょう。

・「新しいミーティングをスケジューリングする際にパスワードが求められます」をON

上記の設定を行うことで、一般参加者が誤って画面共有をしたり、発言・テキスト発信を防ぐことができます。
また、発表者に対しては「共同ホスト」という権限を付与することで自由に発言や画面共有が行えます。これを活用してスピーカーを限定して安全に発表することが可能になります。

イベント中の操作

上記の設定が完了していれば、イベント開始時にはすべての参加者がミュート、チャットへの書き込みができない状態になっています。イベント開始後に必要なのは共同ホストの設定だけです。

共同ホストの設定はZoomミーティングで参加者のサムネイルにカーソルを合わせて「・・・」のメニューから「共同ホストにする」を選択します。
サムネイルのメニューに表示されない場合は、下部のメニュー「参加者の管理」で参加者一覧を表示しカーソルを合わせて「詳細」という項目から設定が可能です。

共同ホストは、スピーカー(話者)が切り替わるごとに権限の付与・取り下げを行うことも可能ですが、スピーカーが数人の場合はイベントの最初に全員を共同ホストに設定するとスムーズに進行できるでしょう。

Zoomイベント準備のTips

最後に、Zoomでのオンラインイベントの準備についてのTipsを紹介します。

・参加者が余裕をもって参加できるように、Zoomミーティングのオープンは開始の10分ほど前に行う
・開催前には画面共有で「イベントタイトル」「スケジュール」「諸注意」などを記載したスライドをループ再生しておくと共有漏れがなくなり便利です
・チャットや音声など、参加者が発信する機会をいくつか設定するとインタラクティブになり、より話を聞いてもらいやすくなります(状況に応じて、チャットの開放や、一時的なミュート解除を実施)

諸注意の例

おわりに

オンラインイベントは、参加者だけでなく、主催者も手軽に行うことができる施策です。一方で、安全で安心できる運営のためにはツールの使い方やノウハウのインプットが必要です。

本記事で紹介した内容を参考に、ぜひオンラインイベントに挑戦してみてください。オフラインイベントでは知り合えなかった候補者と手軽に接触できる機会になるかもしれません。

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