<イベントレポート>成功・失敗事例から学ぶ、採用で成果を出すためのイベント活用術

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自社採用やクライアントの採用支援など、イベントの活用は重要な採用戦略のひとつです。そこで、イベント活用経験が豊富な株式会社YOUTRUST とLAPRAS株式会社の共催で、採用で成果を出すためのイベント活用術を解説するセミナーを2024年6月11日に開催しました。

登壇者は、株式会社YOUTRUST YOUTRUST事業本部 戦略推進局マネージャーの植手 淑乃さんと、LAPRAS株式会社 採用広報 ・広報PR責任者の大西 栄樹です。
自社イベント、共催イベント、出展イベントなど様々な切り口で、イベントの成功事例と失敗事例をもとに、採用で成果を出すためのイベント活用術を解説しました。

効果的なイベントの企画・運営方法から、参加者のエンゲージメントを高める秘訣まで、具体的なノウハウをお伝えしたイベントの様子をお届けします。

<登壇者紹介>   
株式会社YOUTRUST YOUTRUST事業本部 戦略推進局マネージャー / 植手 淑乃 
大学を卒業後、株式会社ビズリーチに入社。イベントマーケティングを中心にBtoBマーケティングに従事。西日本での部署立ち上げを経て、株式会社ワンキャリアにてBtoBマーケティングおよびインサイドセールスの立ち上げを担当。その後、中途採用や研修担当を経験した後、現職にてBtoBマーケティング・IS・FS・CSのマネージャーと新卒・中途採用担当を経て戦略推進とBtoBマーケティングを担当。

LAPRAS株式会社 採用広報・広報PR責任者 / 大西 栄樹 
大学卒業後、オムロン株式会社入社。BtoBの法人営業を経験後、広報・PRやマーケティングなど国内外のブランドコミュニケーション業務に従事。 2021年8月よりLAPRASにジョインし、PR・広報を中心に、noteやイベント運営など採用広報も担当。大企業、ベンチャーなど様々な規模の企業での採用広報の経験から採用広報のコンサルティングも実施。

成果を出すためのイベントの考え方

植手さん:採用でイベントを企画する際、やり方にもいろいろあります。大きく分けると自社での主催、他社との共同開催、エージェント主催の合同説明会に出展をする形の3つがあると思います。そこに、オンライン形式とオフライン形式のどちらでおこなうかを掛け合わせて、やり方を決めていきます。

植手さん:オンラインイベントは会場の手配なども必要なく、ハードルは低いです。とはいえ画面越しで参加者の顔が見えないので、ちゃんと聞いていただけてるのかわからなかったり、直接話しかけられないので、その後の接点につなげていくことが難しかったりというデメリットがあります。

そのため、イベント後の行動設計に工夫が必要です。それぞれのイベント形式のメリット・デメリットを把握したうえで、今の自社にとってベストな形でを選ぶことが、とても重要になってきます。

そもそもなぜイベントを実施するのか

みなさんも感じていらっしゃるとおり、採用というもの自体がすごく難しい状況が続いていて、特にエンジニアをはじめとするIT系の職種の求人倍率がどんどん上がっています。

また、今すぐ転職をしたいと考えている転職顕在層も、とても少ない状況です。「今すぐ転職したいわけではないけれど、いい会社があれば転職するかもしれない」という、潜在層の方がかなり増えています。

植手さん:そういった潜在層の方は転職活動に積極的ではないので、求人広告や人材紹介会社を経由しても出会いにくいです。競争率が高い中で採用したい方に入社していただくには、採用イベントや採用広報など、さまざまな手段でのアプローチをおこない、興味を持っていただくための活動が重要になってきます。

イベント検討〜実施の流れ

植手さん:イベントの開催に向けた目的設定から、イベント後の振り返りまでを含めた一連の流れに沿って、押さえておくべきポイントを紹介します。

イベントの目的

植手さん:そもそも、何のためにイベントを実施するのか。目的をしっかり考えておくのは非常に重要です。採用広報系の活動は「とりあえずイベントやっています」「とりあえず記事書いてみました」「何となくSNS始めました」という形で、目的を明確にしないまま、なんとなく進めてしまうケースがすごく多いと思っています。

HOWから入ると続かなかったり、結構大変な思いをして頑張っても成果が出なかったりするんですよね。「この数字をこう改善したいから、これをやります」と、目的をきちんと言える状態で始めて、「やってみた結果、ここがこうなりました」と明示できる状態に持っていくことが大事です。

どんな目的を持ったイベントをするべきかを判断するには、認知から内定承諾までの採用活動のフローにおいて、自社が今どこで行き詰まっているのかを把握しておくことが大事になってきます。

イベントの目的とWHATの掛け合わせ -認知を取りにいきたい場合-

植手さん:例えば認知のところに課題がある場合は、他の会社さんの力を借りる共催・協賛スタイルのイベントはすごく効果的だと思ってます。

認知がない、知っていただけてない状態で自社だけで開催すると、なかなか届けたい人に届かないので。

大西:認知目的の共催イベントの場合、共催相手にどのようなメリットを提示するといいでしょうか?共催するときの巻き込み方というか。

植手さん:何を提供できるかで言えば、例えば工数ですね。ロジ周りからすべての準備を引き受けて、共催会社の方は、当日にお話ししていただくだけという状態にすると、先方としてはミニマムな工数で候補者との接点が持てるので、承諾していただける可能性が高まります。

仲介という形で、認知度が高く集客に強そうな企業を2社お誘いして、準備はすべて引き受ければ、2社としてはお互いにつながりも持てますし、複数のメリットを提供できます。あとは自社の事業の中で、先方が持っていないコンテンツがあれば、それを強みにお誘いできますね。

大西:LAPRASでおこなっているエンジニア向けの採用イベントは、99.9%くらい共催です。植手さんがおっしゃったように、仲介に入る+工数削減の方法はうまくいきやすいと思っています。企画の立案、関係者の調整など、いわゆるロジ周りをすべて当社で引き受ける形で、サイバーエージェントさんやAWSさんとのイベントも実現しました。

工数以外でLAPRASが提供できるメリットは、集客の部分です。当社が提供するサービスの特性上、エンジニアさんにリーチしやすい点を武器として提示しつつ、他者を巻き込んでいけると、うまく形にしやすいですね。あとは、どんな形での共催イベントでも、開催の目的を、共催する会社同士の共通認識として持っておくことが、成功のポイントだと思います。

植手さん:共催相手が見つからない場合は、利用している採用サービスの会社に相談して、「この会社とイベントをしたいので、つなげていただけませんか」と相談してみるのも良さそうですね。当社も、そのパターンでご相談いただくことが結構あります。

イベントの目的とWHATの掛け合わせ -選考に進んだ方の承諾を増やしたい場合-

植手さん:とにかくひとりでも多くの方に自社を知っていただきたいのであれば、オフラインよりもオンラインの方がよりリーチはしやすいです。候補者が気軽に参加できる手法で、まずは一旦話を聞いてもらう、自社と接点を持っていただく機会として効果的だと思います。

応募数は一定数あり、選考までは進めるものの、選考途中や内定フェーズで辞退されてしまうケースが多い場合は、もっと自社の魅力を深く知っていただくこと、自社の雰囲気を直接的に肌で感じていただくことがとても重要です。その場合、共催ではなく、ごく小規模でいいので自社単体のオフラインイベントを開催し、自社の深いところを理解していただけるコンテンツをつくりましょう。

植手さん:選考フェーズにまで入っていれば、ある程度の自社の情報は伝わっているはずなので、オフラインのイベントに参加していただき、オフィスの雰囲気や社員の雰囲気、実際にどうやって働いているのかなども感じていただけるコンテンツのほうが有効です。

このように、自社の採用プロセスのどこに課題があるのか、どこを改善するべきかを洗い出し、それを踏まえてイベントの目的をしっかりと定めておくことが、一番重要なポイントだと思います。

WHO:ターゲットの考え方

植手さん:目的を決めたら、次はターゲットを考えます。イベントだけでなく採用活動自体の要件定義の話にもつながってくるので、要件の中でどういった方にアプローチしていくべきか、誰に向けて何をするかを具体化していく必要があります。

植手さん:現場のメンバーから「こんな方と一緒に働きたい」と結構モリモリの要件が出てくることも多いと思いますが、それをすべて受け入れてしまうと、どうしても採用までのリードタイムが長くなり、コストもかかります。時間、コスト、労力と、何かを犠牲にしないと要件を満たせなくなってしまうんです。

現場のメンバーとすり合わせたうえで、人事のほうできちんと整理して、入社の段階で本当に譲れない要件と、入社後のオンボーディングなどでの育成でクリアできる要件を切り分けることが重要になってきます。

HOW:イベント以外の選択肢

植手さん:目的と何を届けるか、誰に届けるかが決まったら、あとはどんな形で届けるかを決めていきます。この際、イベント以外の選択肢も頭に置いておけるといいですね。

広く浅く届けたい場合にはSNSや記事、音声配信などの手段もあるので、イベントが、目的的における最適解なのかは、しっかり考えてから行動に移しましょう。

HOW:イベントの認知

植手さん:どれだけ良い企画を作っても、イベント自体を知っていただかないと意味がありません。イベントを企画して、集客ページを作って、集客を開始して、あとは待つだけで参加者が集まるわけではないので、ちゃんと興味を持っていただき、申し込んでいただけるように、認知を広げる施策を打ちましょう。

SNSなどで発信する他、スカウトメッセージを送ったけれど返信がない人に案内を送り、面談よりもカジュアルに参加できる面をアピールする方法もあります。

あとは、採用担当の方はあまりやらない施策かもしれませんが、広告配信も結構リーチできる施策です。媒体によっては広告を配信してPVが増えると、媒体での掲載順位も上がる仕組みがあるので、そこからの流入も期待できます。

植手さん:まずは露出を増やしてみることも、選択肢としてアリだと思います。いい企画をつくるのは前提として、それに対してちゃんと認知を取りに行く。やっていることを伝える、地道なアプローチが必要です。

事後の対応

植手さん:イベントを開催したら終わり、というわけにはいきません。イベントは、あくまでも目的ではなく手段であり、採用に繋げるための施策のひとつです。目的を達成するために、イベントの後にどうアプローチしていくのかを、事前に設計をしておくことが非常に重要になってきます。

植手さん:オフラインであれば、その場で個別の約束を取り付けたほうが、確実に次に進んでいただけます。いいなと思う方に対しては、口約束で終わらないように、その場で日程まで組みましょう。まずは気軽にランチのお誘いなのか、いきなり面談なのか、一気に選考なのかは、相手の意向に合わせる形にはなりますが、重要なのは、どんなパターンでもネクストアクションをしっかりと決めておくことです。

約束を取り付けるまではいかない、少し温度感が低い方や、転職の意志がまだあまりない方に対しては、会社のことをより理解していただくためのネクストアクションを設定しましょう。イベントにお誘いしたり、その方と同じ職種の社員のインタビュー記事を共有したり、実際に働いた後のイメージを具体的に持っていただけるような設計が有効です。

また、不参加の方に関しても、きちんとフォローできる設計をしておきます。何か事情があって参加できなかったとしても、申し込んでいただけたということは、一定の興味があるはずなので。例えばイベントの録画や、イベント内容のサマリーを送ってみたり、「イベントの内容を個別にご紹介できればと思うので、お話できませんか」と打診する方法もアリだと思います。せっかくの接点を、ちゃんと次につなげられるアクションをしていけると、イベントの成果を高めることができます。

一石二鳥以上を生み出す仕掛け

植手さん:ちょっとアドオン的なお話になりますが、ひとつの施策で一石二鳥以上を生み出せると、できることが増えます。

採用における広報活動やイベント開催は、どうしても足が長い施策になってしまいがちです。短期で費用対効果を求められた際に、マーケティングと絡めたり、営業活動に絡めたり、何かしらをセットで組み込むことで、短期間でも費用対効果を合わせにいく方法があります。

植手さん:当社がIVSに協賛した際は、Bマーケ、Cマーケ、採用、エンジニア採用のブランディングと、目的を4つ設定しました。大型イベントに協賛するには結構なコストがかかるので、採用単体で費用対効果を生み出すのは難しい場合もあります。

Bマーケで、営業活動に対しての施策であれば、頑張り次第では短期で費用対効果を合わせられる可能性があったので、それをメインにしつつ、同時に新卒採用イベントをおこない、学生さんをそちらに誘致しました。目的をセットにして費用対効果を合わせることで、合計として使えるコストを引き上げていくやり方で、できることをどんどん増やせます。

採用イベントの失敗事例

①イベントに協賛したものの、費用対効果が合わない

植手さん:オフラインイベントへのブース出展や、複数企業との合同説明会に協賛したものの、費用対効果が合わなかったという事例は多いです。考えられる要因としては、当日の動き方と事後の追いかけ方の設計が不十分であることが挙げられます。

認知がある企業であれば候補者の方から話しかけていただけることもあると思いますが、認知に不安がある場合は、候補者との接点量を増やすために、企業側から積極的に声をかけたり、足を止めていただきやすい仕掛け・仕組みをつくったりする必要があります。

植手さん:何で目を引くのか、実際に足を止めてくださった方に対して何を話し、どうネクストアクションにつなげるのかというところを、事前にきちんと設計しておくことが重要です。

イベント会場ではじっくりは話す時間が取れない場合が多く、数分の立ち話をするくらいになってしまいがちです。それで終わらないように、連絡先の交換はもちろん、できればその場で面談を設定したりランチに誘ってみたりなど、個別で話す機会をセットしておきたいですね。

候補者の連絡先自体はたくさん手に入れられたのに、次にどう動こうか決めきれず、追いかけきれずにそのまま流れてしまうケースもあると思います。すぐに面談やランチはハードルが高い場合は、メールで自社の記事コンテンツを共有したり、興味を持ってもらえそうなイベントを企画して誘致してみるなど、軽いステップに進むための準備をしておきましょう。

②イベントを開催したものの集客できず

植手さん:イベントを企画する際、とりあえず自社単体で会社説明会を開催し、採用媒体で集客するケースも多いと思いますが、結果として思うように集客できず、応募者も増えなかったという失敗事例もよく聞きます。

こうした事態を避けるためには、先ほどお話ししたように目的に対してターゲットとコンテンツがちゃんと合っているのかが、非常に大事なポイントになってきます。

植手さん:あまり認知のない会社が、自社のことをしっかり知ってもらう場として、会社説明会という形でイベントを企画する場合、自然流入での自主的な応募をたくさん獲得するのは難しいでしょう。集客するためには、過去に接点があり興味を持ってもらえそうな方に声をかけたり、社員に協力してもらってリファラルで誘致したりといった設計が必要です。

接点のない層を集客したいのであれば、他社との共催にしたり、採用色が弱いテーマの企画にしたりと、広く呼び込む設計をしましょう。イベント開催について知ってもらう施策としては、スカウトメールに記載したり、SNSや広告などを活用したりと、プッシュ型で集客をおこなうことも重要です。

採用イベントの成功事例

①イベントから採用&案件創出に成功

植手さん:YOUTRUSTが、SEOの支援企業であるLANYさんの、認知獲得を目的としたイベントでご一緒した際の事例をご紹介します。

最終的な目的は採用ですが、採用色を薄めて「スタートアップがやるべきSEO施策」という打ち出し方で開催し、SEOをやっている方、SEOに興味がある方を集められる設計にしました。

植手さん:「こういうノウハウを学べるんだったら、LANYで働くのも面白そうだな」と思っていただけた結果、実際に1名の採用に成功しています。さらに、イベント参加者からの発注があり、2件の案件創出にも繋がりました。

自社に興味がある方だけではなく、事業内容に興味がある広い層を集められると、営業活動にも採用活動にも効くイベントになります。

②イベントから採用&ユーザー獲得に成功

植手さん:YOUTRUSTが認知を借りて成功した事例として、ZEALSさんとTELECYさんと共催した、新卒採用の2daysインターンイベントを紹介します。

開催当時は、YOUTRUSTが長期インターンを経ずに新卒採用を始めるタイミングでした。当社のサービスはあまり学生さん向けではなく、認知度が低いうえに、新卒採用も未経験な状態で、初期接点をどうつくるかというところでした。

当社よりも認知も集客力もあるZEALSさんとTELECYさんの力をお借りするので、ロジ周りはほとんどすべて当社でおこない、2社には過去に接点のある学生さんへの声かけなどをお願いする形で、一緒に母集団形成をしました。

結果として多くの学生さんにご参加いただき、YOUTRUSTも、このイベントで1名の採用に成功しました。学生さんにとっても、ひとつのイベントで3社のスタートアップ・ベンチャー企業の話が聞けるということで、興味を持ってもらいやすい設計だったと思います。

YOUTRUSTは、インターンや就職先探しにも使えるので、参加した学生さんにユーザー登録をしてもらうこともでき、ユーザー獲得にもつながった施策となりました。

YOUTRUSTが目標達成のためにやっていること

大西:YOUTRUSTさんは、集客などの掲げた目標をクリアするために、やり切る力がすごく強いと感じています。社内の巻き込み方など、具体的にはどんなことをしていますか?

植手さん:採用に限らず、何かをやるときは全社でやっていく姿勢がありますね。経営陣のコミットメントの高さが、全社的にもカルチャーとして根付いていると思います。目標をクリアするための施策の一つとしては、時間をブロックして背景や具体的な内容を説明して、その場で対応してもらうということをしています。

採用イベントの協力を得たい場合は、週に1回ある全社ミーティングの時間を一部ブロックさせてもらって、参加者として声をかけられそうな方をリストアップしていただき、メッセージの送信までその場でやり切るようにしています。

テキストで依頼しても、みなさんそれぞれの仕事がある中で時間を捻出して対応するのも難しいので、こちらから働きかけてコミットする時間をつくったうえで、協力してくれる社員の負担を減らすサポートも必要です。送るメッセージの例文として、一定距離感がある方向けのフォーマルな文章や、親しい方向けのカジュアルな文章などもそれぞれ共有しています。

Q&A

イベント参加者に提供する、特典などの設計はどうしていますか?

植手さん:当社の場合はノウハウの資料を提供したり、新卒向けのインターンで参加報酬を出したり、チーム戦で競うイベントであれば、優勝者を代表や役員との食事会に招待するなどしています。

協賛イベントで足を止めてもらうためのノベルティは、現在もいろいろ試しているところですが、すべての特典において、渡したら喜んでもらえるかどうかを重視して設計しています。

ノベルティに対して「もらったけどいらない」という声もよく聞くので、自分がもらって嬉しいもの、本当に欲しいと思えるものをお配りすることが、前提として大事なのではないかと思いますね。そのうえで、YOUTRUSTらしさを感じていただくための意味づけも大事にしています。

母集団形成、内定承諾率のどちらにも課題を感じている場合は、どちらから手を付けるとよいでしょうか。また、オンラインとオフラインどちらが効果的でしょうか?

植手さん:両方に課題がある場合には、後者の内定承諾率の改善から着手したほうがいいと思います。

そこに対してオンラインがよいかオフラインが良いかを考える前に、まずは内定承諾率が上がらない要因をきちんと突き詰めて洗い出す必要があります。

大西:内定承諾率改善のための施策として、イベントではなくOne to Oneであったり、別の施策でアプローチしたほうがいいケースもあるので、要因を理解したうえで打ち手を考えていけるといいと思います。

まとめ

開催する目的を明確にしたうえでターゲットに即した企画を立て、事後の対応まで設計できれば、採用イベントの成果は格段にあがります。

本イベントで共有したイベント活用術を、ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。

(ライター:成澤綾子)