社員オンボーディングの3つのメリットと具体的なやり方

採用活動の目的は、採用すること自体ではなく入社した社員が活躍することによって組織を強化することです。

今、入社後の活躍のための重要な要素として、「オンボーディング」が注目されています。本記事では、オンボーディングのやり方について、実際の事例や効果を参照しながら解説していきます。

オンボーディングとはなに?

オンボーディングとは、新たにサービスを導入した人や新たに組織に参加した人などに対して早く慣れることができるようにサポートすることです。

一般的には、新たにサービスを導入した企業への使い方のレクチャーを指すことが多いですが、昨今では新入社員を対象とした社員オンボーディングという使われることが多くなった言葉です。
社員オンボーディングでは、社内ルールの説明から、職場の雰囲気に慣れてもらうために既存社員との交流を促したり、OJTなどで業務に触れてもらうといった内容まで幅広くサポートします。

オンボーディングの目的は、冒頭でお伝えしたとおりに早く慣れること。既存社員と同じように、自立して業務に臨めるようにすることです。効果的にオンボーディングを実施することによって、慣れるための期間の短縮に加えて、様々なメリットがあります。

オンボーディングがもたらす3つのメリット

効果的なオンボーディングを行うことで実際にどのような効果があるのか、代表的な3つのメリットを紹介します。

離職率の低下

中途社員が早期離職する要因として、入社前のイメージとのギャップ、職場環境のミスマッチが挙げられます。

前者については、採用時のコミュニケーションで解消できるものですが、後者についてはオンボーディングによって解消できます。
職場環境のミスマッチは、噛み砕いていえば「会社の雰囲気や人間関係に馴染めない」ということです。オンボーディングによって既存社員との関係構築をサポートしたり、会社のカルチャーについて理解してもらうことで、新入社員がより職場環境に馴染みやすくなり離職率も低下します。

社員オンボーディングサービスの「Smart Boarding」の調査によると、ある人材教育サービスを展開する企業では、業務に最低限必要な手続きだけを行うオンボーディングを行っていましたが、会社の歴史など合流に必要な教育を設計したオンボーディングに改善することによって、1年以内の離職率が50%から7%に低下したといいます。

早期の能力発揮

新しい職場で初日から自身の実力を完全に発揮できる人はいないでしょう。企業ごとのやり方や、取り扱う商品知識を身に着けなければ、そもそもの職務を全うすることはできません。
入社後、早期に活躍できることで会社にもたらす利益が増大します。活躍までの期間を短くするのもオンボーディングがもたらすメリットです。

とあるWEBコンサルティング企業では、従来9ヶ月かかっていた中途社員の戦力化(1人で他の社員と同様の成果を出せる状態)がオンボーディングの改善によって3ヶ月に短縮されたといいます(同じく「Smart Boarding」の調査より)。

メンターの負担軽減

新入社員には、メンターと呼ばれる教育係がアサインされることが多くあります。OJTでも指導係の社員が設定されることが一般的です。

業務内容や会社の細かいルールについて教育していくことはメンターにとっても大きな負担です。メンターが業務に割ける時間や効率が悪化し、「新入社員を採用した結果、逆に業務が回らなくなり、忙しくなってしまった」というケースはとても多いです。
新入社員の独り立ちまでの間が短くなることで、このようなメンターの負担が軽減されます。メンター個人はもちろん、会社全体にとっても業務に充てられるリソースを減らさなくて良いため、大きなメリットとなります。

オンボーディングの具体的なやり方

ここまでオンボーディングの重要性について解説してきましたが、ここからは具体的なオンボーディングのやり方について紹介します。

①入社前準備

・必要な備品の準備(PC、オフィスの鍵等)
各種ツールのセットアップ(メール、Slack、グループウェア、プリンタ等)
・社内へのオンボーディング計画の共有

オンボーディングでは入社前の準備が大事です。
働く上で必要な備品の準備や、各種ツールのセットアップ、そしてオンボーディング計画をメンターや既存社員と確認し合うことが大切です。

入社初日に自分が入社することを既存社員が知らなかった、会社側の入社準備が整っていなかった、というのはよく聞く事例です。
新入社員にとっては、自分が歓迎されていないと感じたり、配慮が行き届かないだらしない会社だという不信感を抱いてしまうことがあります。

②オリエンテーション

入社初日に行うことが多いオリエンテーションは、オンボーディングの予定を共有したり、会社の基本的なルールやカルチャーを伝える場です。
全体のオンボーディング計画が見えないまま「これをやって、あれをやって」と目の前の作業だけを指示すると、あとどれくらいの作業が残っているのか、自分の進捗は順調なのかがわからずに大きなストレスを感じてしまいます。

③既存社員とのコミュニケーション活性

歓迎ランチや、入社歓迎会など新入社員が既存社員とコミュニケーションを円滑にとれるようにお膳立てします。また、各メンバーに個別に紹介して回ることも重要です。

④業務オンボーディング

座学で商品知識を得たり、OJTで実際に業務を担当することがオンボーディングの最終ステップです。
最終ステップで重要なのは必ず振り返りを行うことです。業務や企業カルチャーの理解度など新入社員自身の振り返りはもちろん、オンボーディングフロー全体に対して新入社員からフィードバックしてもらいます。そうすることでオンボーディングの精度は高まっていきます。

オンボーディングの完了の定義は企業によって様々ですが、既存社員と同じように業務にあたり、能力を発揮できるようになるまでを目安にするとよいでしょう。
業務をこなすだけでしたら、簡素なオンボーディングでも可能です。しかしながら、業務において能力を発揮できているかどうかというところも確認しながら、丁寧にオンボーディングを完了することが望ましいです。

LAPRASが大事にしているオンボーディングの2つの要素

LAPRASで実際に行っているオンボーディングでは、新入社員の能力が早期に発揮されるように特に以下の2つを大事にしています。

①知識

入社前に知り得ない情報を、入社後に短期で効率的に理解することを心がけて入社初日から下記のようなオンボーディングを行っています。

・Working Agreement(働き方のルール)
・プロダクト
・ブランディング
・ホラクラシー

Working Agreementの一例

②信頼関係

信頼関係を築くために、下記のようなことを伝え、また実行しています。

・既存メンバーの支援を約束
・メンター制度
・ダイアログの実施
・透明性の担保

Working Agreementにも書いてあるとおり、秘密にしなければならない情報以外はSlackのオープンチャンネルでコミュニケーションをとります。
透明性を担保することで、社内政治や情報隠避をなくすようにしています。

また、「知らないこと」「共通認識のずれ」を明らかにするためのワークショップ、ダイアログを実施して新入社員と既存社員の共通言語の醸成に努めています。

詳細はこちらの記事で紹介しています。

最後に

冒頭にも記載したとおり、入社した社員が活躍することによって組織を強化することが採用活動の目的です。
今回紹介した内容、また企業独自の工夫を通して社員オンボーディングをブラッシュアップしていくことによって、より新入社員が活躍しやすく、より離職しにくくなるでしょう。
採用活動と併せて、オンボーディングフローの整備を考えてみてください。

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